¿Qué es (y como funciona) la conciliación bancaria?

Al emprender un negocio es inevitable querer aprender todo lo necesario para optimizar los procesos de nuestra empresa, y una práctica muy recomendada para mantener el control de la tesorería de la empresa es la Conciliación bancaria, pero, ¿Qué es la conciliación bancaria?, esta es una práctica que consiste en cuadrar los ingresos y egresos de una empresa con los movimientos de la cuenta bancaria asociada a esta.

Se trata de un proceso que permite llevar una sincronización entre los movimientos de tu cuenta de banco y tu empresa, de esta manera, tendrás una mejor organización y podrás llevar un mejor control de la contabilidad de tu empresa. Este proceso se puede realizar al final de cada mes, comparando y cuadrando los movimientos que se realizaron durante ese periodo de tiempo.

¿En qué beneficia la conciliación bancaria a mi empresa?

Detectar errores

Realizar la conciliación bancaria con regularidad te ayuda a detectar errores antes de que se conviertan en un problema grave, como cargar gastos que no debían cargarse, por ejemplo. Los errores siempre ocurren, así que lo importante es detectarlos a tiempo.

Comprobar transacciones

Esto es algo que suele ocurrir: de repente, la conciliación bancaria trae a la luz el extracto bancario de una transacción que no ha sido procesada por la contabilidad de la empresa. No pasa nada, todavía estás a tiempo de contabilizarla adecuadamente.

Controlar el rendimiento de tu empresa

Es muy común que, al final del proceso de conciliación bancaria, tengas una vista completa e informada de la contabilidad y el estado económico en general de tu empresa. Y eso es algo mucho más que relevante, ya que te permitirá tomar decisiones de futuro con mucha más certeza.

Prevenir pérdidas

Igual que la conciliación bancaria te puede ayudar a tomar decisiones positivas de futuro, también puede servirte para detectar un sistema que no está funcionando, que está produciendo pérdidas y que necesita ser revisado y replanteado con urgencia.

Comprobar los pagos y cobros

Si tienes un volumen de negocio considerable, la conciliación bancaria se convertirá en la mejor herramienta para comprobar las transacciones que ha hecho tu pyme. Podrás tener claro a qué proveedores has pagado y mantenerte al día con los cobros, sabiendo la fecha de los vencimientos para reclamar a los clientes el pago de las facturas no abonadas.

¿Qué tipos de conciliación bancaria existen?

• Conciliación individual o aritmética. Es el tipo de conciliación bancaria que más utilizan las empresas y consiste en ir comparando los movimientos cronológicamente. Partiendo del saldo de los libros contables de la empresa, debes encontrar las diferencias con el saldo bancario para hacer los ajustes contables necesarios y actualizar el saldo del libro de bancos, cuya validez depende de que las operaciones mensuales estén verificadas en el extracto bancario.
  
• Conciliación conjunta o contable. En este tipo de conciliación bancaria se elabora un documento que contenga toda la información sobre los datos que no corresponden y se usa para crear las pólizas de corrección (recuerda que, si registras mal una póliza, no puedes cancelarla ni borrar los movimientos, sino que tendrás que realizar una póliza nueva con el movimiento inverso). Las correcciones que sean necesarias estarán a cargo del banco o la empresa, dependiendo de quién es el responsable de los errores.

¿Cómo es el proceso de conciliación bancaria?

La conciliación bancaria se puede realizar de manera manual o automática, primero te explicaremos la forma de hacerlo manualmente:

Conciliación bancaria manual

Para realizar este proceso manualmente, deberás hacerlo en Excel o en papel. La empresa debe anotar todos los movimientos bancarios y de facturación en su libro contable, y después, compararlos con los del banco para ver si coinciden. Empezamos comprobando el saldo inicial y el saldo final, normalmente habrá alguna diferencia, por lo que procederemos a revisar cada movimiento, deberemos señalar con algún color resaltante los movimientos que tengan algún error.

Lo más normal es que haya algún descuadre entre los movimientos y hay que averiguar a qué se debe. Lo habitual es que esté producido por un descuido en tu libro contable o por un recibo o factura que se te haya traspapelado.

Este procedimiento que, en principio, parece tan sencillo, trae muchos quebraderos de cabeza y hace que se pierda mucho tiempo.

Conciliación bancaria automática

Por suerte, existe una gran variedad de herramientas que te pueden ayudar a realizar esta tarea, entre ellos se encuentra Kordata, un Software Administrativo en la nube que te ayudará a automatizar este proceso. Te mostraremos como realizar una conciliación bancaria en Kordata:

• El primer paso es dirigirnos al menú de Bancos y seleccionar la opción Conciliación Bancaria. (1)
• Después seleccionaremos las sucursales y las formas de pago que deseemos incluir. (2)
• Capturamos el rango de fechas a conciliar. (3)
• Si deseamos conciliar solo los movimientos con tarjeta de una cuenta específica, la seleccionaremos, de lo contrario dejaremos el campo vacío y daremos clic en Buscar. (4)

• Seleccionamos todos los movimientos que deseemos conciliar y damos clic en Siguiente.

• Al seleccionar A detalle para que se genere un movimiento individual por cada pago seleccionado. (1)
• Si seleccionamos Concentrado, se generará un solo movimiento con todos los pagos seleccionados. (2)
• Seleccionamos la Cuenta Bancaria Destino a la que se le asignarán los movimientos seleccionados. (3)
• Hacemos clic en Guardar para finalizar la conciliación. (4)

Al finalizar te aparecerá en pantalla un mensaje confirmando que todo salió bien.

Como puedes ver, la conciliación bancaria es necesaria para llevar a cabo una doble contabilidad que nos permita corregir y enmendar errores no detectados en una primera revisión. Esto, de tal forma que mejore la eficiencia en los mecanismos de detección y solución de riesgos financieros y no financieros. Y, consecuentemente, permita también mejorar la reputación de la empresa, ya que fortalece las armas con las que cuenta la empresa para activar la rueda de ingresos y gastos.