5 Consejos (básicos) sobre facturación para PyMEs
No hace falta ser un especialista contable para saber que el control eficiente de los procesos de emisión, recepción, gestión, cobro y pago de facturas es indispensable para cualquier empresa, por eso en este artículo te presentaremos 5 consejos básicos sobre facturación que te ayudarán a asegurar la salud económica de tu empresa y tu relación con el SAT.
En los últimos años, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) ha incorporado nuevas reglas y métodos de facturación, como lo es el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), también conocido como factura electrónica, al ser el más utilizado en los últimos años nos enfocaremos en este último.
1 - ¿Qué elementos debe contener una factura en el 2022?
Un CFDI, para poder emitirse correctamente, debe contar con los siguientes elementos:
- RFC del contribuyente
- Régimen fiscal con que tributen
- Nombre o Razón Social del contribuyente (CFDI 4.0)
- Domicilio fiscal del local o establecimiento
- Número de serie del Certificado de Sello Digital (CSD)
- Sello Digital
- Lugar y fecha de expedición
- Cantidad, unidad de medida y clase de los productos o descripción del servicio
- Valor unitario consignado en número
- Importe total
- Forma de pago (si el pago se realizará de contado o en parcialidades)
- Impuestos trasladados
- Método de pago (Débito, crédito, efectivo, etc.)
- Si se trata de importaciones, deberá contar con el número y fecha del documento aduanero
- Código QR
- Cadena original del complemento de certificación digital del SAT
- Todas las representaciones físicas de un CFDI deberán contar con la leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFDI” o “Este documento es una representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet”
2 - Lleva un registro de facturas emitidas y recibidas
La clave de la eficiencia es el orden, esto significa que debes aprender a llevar un registro de tus facturas. Este registro debe llevar un orden que te ayude a encontrar cualquier factura que necesites en un instante, la forma más común de organizarlo es por orden numérico, así podrás buscar directamente el número en tu computadora para encontrar la factura que necesites.
Así mismo, puedes implementar una rutina para organizarte mejor, establece días específicos que dedicarás a la facturación del mes, el registro numerado te podrá facilitar esta tarea. De esta manera evitarás que se te pasen aquellas facturas que no has enviado antes de que finalice el mes.
3 - Utiliza la tecnología a tu favor
Es imprescindible el uso de la tecnología para una óptima gestión de tus facturas, puedes buscar alguna herramienta que te ayude con la emisión y organización de tus facturas, de esta manera, te ahorraras tiempo y problemas innecesarios.
Existen algunas opciones como Kordata, que además de ayudarte con la gestión de facturas, también cuentan con herramientas para la gestión de inventarios, cuentas, ingresos y egresos, clientes, proveedores, y muchas cosas más.
4 - No dejes toda la responsabilidad en una sola persona
Recuerda que el proceso de facturación no es solamente de una persona, no dejes todo en manos de tu contador, mantén siempre una buena comunicación con él, involucra al área de finanzas, ventas y cobranza, cuida que al menos dos empleados sepan utilizar el sistema de facturación.
Todas estas técnicas te ayudarán para asegurarte de que la facturación en tu empresa no se detenga por falta de una persona.
Además, al haber varias personas involucradas, podrán detectar más fácilmente algún error de facturación.
5 - ¿Qué hacer en caso de facturas pendientes de pago?
Este es uno de los problemas más grandes para los emprendedores y uno de los consejos sobre facturación más importantes. El retraso en el pago de facturas es un problema que afecta a nuestras cuentas y nos puede dañar a mediano y largo plazo.
Recuerda que nunca debes perder la profesionalidad y la educación, pero tampoco dejar de recordarles la importancia del pago a tiempo.
Puedes establecer ventajas por pago anticipado, como algún pequeño descuento o beneficios en su siguiente compra, también puedes aplicar “multas” o sanciones por un pago con retraso, para desincentivar.
Estos fueron nuestros consejos básicos sobre facturación para PyMEs, recuerda que ante todo debes mantenerte siempre actualizado y consultar regularmente la página oficial del SAT para cualquier cambio en la facturación que pudiera afectar tus procesos.