¿Qué es (y que beneficios tiene) un buen control de inventarios?

Un buen control de inventarios consiste en conocer el estado de la mercancía en los almacenes de una empresa, en otras palabras, es el proceso de administración de los productos que se mantienen en stock. Esto con el objetivo de recopilar información de la entrada y salida de los productos, buscando además el ahorro en costos de la empresa.

Comprender lo que se tiene, dónde está en el almacén y cuánto entra y sale del stock puede ayudar a reducir costos, acelerar el cumplimiento y evitar fraudes. Tu empresa también puede confiar en los sistemas de control de inventario para evaluar los activos actuales, equilibrar cuentas y generar informes financieros.

¿Qué sistemas de inventarios existen?

Inventarios perpetuos

Se lleva a cabo mediante el registro constante de entradas y salidas, lo cual permite saber en todo momento qué cantidad de insumos o productos para venta se tienen en almacén.

Inventarios Periódicos

El recuento de mercancías se realiza ocasionalmente, por lo regular al terminar un ejercicio económico. Puede hacerse incluso varias veces al año. Tiene como inconveniente que al ejecutarlo se paralizan las actividades del negocio.

Indicadores clave para un buen control de inventarios

Punto de reabastecimiento

Se trata de determinar cuándo es necesario hacer un nuevo pedido de acuerdo con el tiempo que llevará al proveedor surtirlo para que mantener el nivel de inventario adecuado.

Nivel mínimo de inventario

Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, la cual, en caso de ser menor que el mínimo requerido, puede generar un problema de abastecimiento importante y pérdidas para la empresa.

Nivel máximo de inventario

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu almacén según el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en venderlo a tus clientes.

Métodos para el control de inventarios

PEPS

Consiste en realizar las salidas de productos de la empresa en el orden de “primeras entradas, primeras salidas” en lo que se refiere al almacén.

Es decir, la mercancía más antigua del almacén será la primera en salir para ser vendida o comercializada. Este método también es conocido por sus siglas en inglés como FIFO (First In, First Out).

Este método se aplica generalmente a los bienes perecederos, como los de la industria de alimentos y bebidas. Una de las características de este método es que en el inventario se actualiza al precio más reciente.

UEPS

Significa “últimas entradas, primeras salidas” o LIFO “Last In, First Out” en inglés.

Es decir, los artículos más nuevos deben venderse primero. A diferencia del formato anterior, este solo debe utilizarse si los productos no son perecederos.

Costo promedio

El costo promedio, como su nombre lo indica, es la suma de los costos de las mercancías nuevas y viejas, dividida por la cantidad total de los artículos.

• Por ejemplo: Si ingresas a tu almacén 7 productos nuevos con un valor de $200 cada uno ($1400) y en tu almacén ya contabas con 5 productos antiguos con un valor de $120 cada uno ($600) deberás realizar el siguiente cálculo:
  • $1400 + $600 = $2000 / 12 = $166.66

Así, $166.66 es el costo promedio de cada artículo que tienes en inventario. Con este valor, puedes renovar el precio de tus productos. Además, al promediar el costo de las mercancías más antiguas se obtiene un valor de inventario más cercano a la realidad.

JIT

Significa "Just in Time" o "Justo a tiempo" en español. Es una metodología originalmente creada para la organización de la producción cuyo objetivo es el de contar únicamente con la cantidad necesaria de producto, en el momento y lugar justo, eliminando cualquier desperdicio o elemento que no aporte valor.

La aplicación de este sistema en una empresa requiere de un perfecto funcionamiento de la logística, con una comunicación y organización plena entre proveedores y clientes de la cadena de suministro.

Curva ABC

Este método organiza los productos de tu inventario con base en su nivel de importancia o rotación, ubicando los más demandados en los puntos más visibles de la tienda o local comercial. Para implementar este método se deben clasificar los distintos productos en 3 tipos teniendo en cuenta su importancia:

• Artículos A: Son los más importantes, usados o vendidos. Asimismo, son los que más ingresos generan.
• Artículos B: Tienen una importancia secundaria y los ingresos generados son menores en relación con los artículos A.
• Artículos C:  Su importancia es mínima y reportan poco beneficio.

¿Qué beneficios tiene un buen control de inventarios?

Las compañías no se pueden dar el lujo de tener dinero detenido por mercancía no vendida en su inventario, ni tampoco pueden ser incapaces de ofrecer un excelente servicio quedándose en desabasto. El objetivo es lograr ese equilibrio entre la oferta y la demanda, así como tener confiabilidad en los tiempos de recepción de mercancía de tu proveedor como en la entrega a tus clientes.

Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para tu compañía al brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a tener una mejor planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más eficiente.

Mantener un buen control de inventarios tiene efectos directos sobre los costos si se realizan análisis regularmente. Haciéndolo correctamente, es posible detectar rápidamente robos para poder tomar medidas, evitando que se detecten directamente en el ejercicio final, afectando al flujo de caja.

Como mejorar el control de inventarios de mi empresa

Apóyate en la tecnología

La tecnología proporciona datos en tiempo real que nos ofrecen una visión clara del estado actual de los materiales. Y, al tener los datos siempre actualizados, puedes comprender mejor las tendencias del mercado y controlar la tasa de crecimiento de la empresa, con base en el análisis de ventas.

No hay que olvidar que las actualizaciones manuales del inventario pueden inducir a errores humanos, evitando que consigamos un control completo y preciso. Además, un software de gestión no solo te ayudará a realizar un seguimiento de las ventas, las compras, los pedidos o las entregas, sino también a agilizar el tiempo de respuesta que espera el cliente.

Define mínimos y máximos

Los datos históricos te ayudarán a establecer estos números. Al basarte en esa información puedes calcular la duración promedio de ciertos artículos y, así, podrás evitar un exceso en gastos de almacenamiento, previendo al mismo tiempo aumentos inesperados en la demanda.

Has uso de un buen etiquetado con código de barras

El código de barras es un sistema que permite capturar, automáticamente, toda la información sobre un producto. Al ser un sistema sencillo, se utiliza en la logística mundial, pues favorece al rendimiento y agiliza todos los procesos. 

Es un sistema rápido, estándar y seguro, que permite identificar los productos sin margen de error. Es tan importante porque ayuda a controlar todos los procesos por los que pasa un producto, desde el almacén hasta la tienda.

Este sistema de código de barras se debe implementar mediante el etiquetado de productos, de esta manera facilitará la identificación y organización de estos, mejorando el control de inventarios de tu empresa.

Realiza requisiciones

Una requisición es un documento, emitido por una sucursal o almacén secundario, que se utiliza para solicitar al almacén principal al área de la empresa encargada de adquirir los bienes o servicios necesarios para la correcta operación de la organización.

Es importante llevar un control del número de requisiciones que manejas, esta es el primer paso para mantener un buen control de inventarios

Además, te ayudará a saber cuándo se solicitó la mercancía y dependiendo de su urgencia podrás priorizar alguna requisición o dejarla para más tarde.

Con Kordata puedes mantener un control de inventarios de la manera más eficiente, registra tu mercancía con nombre, código de barras y SKU, etiquétalos con unos cuantos clics, realiza ajustes de entrada o salida, solicita requisiciones, establece mínimos y máximos, todo eso y más con el Software Administrativo Kordata, además, el sistema llevará un registro de todas las entradas y salidas de almacén de manera automática, basándose en las compras, ventas y ajustes, mostrándote siempre las cantidades en tiempo real de cada producto.

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