¿Qué es un sistema de inventarios perpetuos?
El sistema de inventarios perpetuos es un método contable el cual registra la compra y venta de inventario a través del uso de sistemas especializados en inventarios. El método perpetuo te permite actualizar periódicamente tus registros de inventario utilizando la menor cantidad de recuentos manuales de stock posibles, de esta manera te ayuda a prevenir situaciones indeseables como quedarte sin existencias.
Todos los software de gestión de inventario modernos hacen uso del método del inventario perpetuo, que consiste en deducir, entre otras cantidades, los niveles actuales de existencias sobre la base de las operaciones comerciales que también se registran en los sistemas. Al sistema generalmente se le proporciona un nivel de existencias inicial y luego todos los demás niveles de existencias se calculan automáticamente.
¿Cómo me puede ayudar un sistema de inventarios perpetuos?
Un sistema de inventarios perpetuos tiene muchas ventajas, entre ellas se encuentran:
- Permite obtener la información total de las ventas en cualquier momento, ya que a medida que va generando transacciones de venta, el mismo sistema va haciendo los cálculos correspondientes.
- No es necesario realizar conteos físicos permanentes para saber el resultado del inventario final, sino que el sistema va descontando los productos a medida que se van consumiendo, de modo que los conteos físicos solo servirán para detectar pérdidas, robos, o errores ocurridos en el manejo de la mercancía.
- Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta
- El sistema genera informes financieros en cuestión de segundos, algo muy útil para el área contable y los administradores del negocio.
- Para las empresas, tener más inventario de lo que se necesita es costoso y puede generar desperdicio. Por otro lado, tener muy poco significa que se corre el riesgo de decepcionar a los clientes y perder ingresos de ventas con sus competidores por falta de existencias.
¿Cómo funciona un sistema de inventarios perpetuos?
Con el sistema de inventario perpetuo, una empresa actualiza continuamente los registros de inventario, contabilizando sus adiciones y sustracciones por actividades como:
- Artículos de inventario comprados.
- Mercancía vendida del stock.
- Materiales tomados del inventario para ser utilizados en la producción.
- Artículos desechados.
El sistema funciona perfectamente cuando se acopla con una base de datos informática, actualizada en tiempo real por el personal del almacén mediante escáneres de códigos de barras o por los vendedores usando terminales de punto de venta.
Sin embargo, los sistemas de inventario perpetuos no son del todo correctos todo el tiempo. Hay muchos factores que pueden afectar la precisión de los niveles de inventario de tu empresa. Es posible que olvides registrar una transacción o experimente el robo de un empleado en tu negocio. Asegúrate de verificar ocasionalmente las cantidades reales de tu inventario para comparar los totales.
Ajustes de inventario periódicos para corregir errores
El inventario perpetuo respalda su precisión con la suposición de que las operaciones comerciales registradas reflejan lo que realmente está sucediendo con el inventario. Sin embargo, los errores de entrada manual introducen discrepancias entre las cantidades que realmente entran y salen. En particular, debido a la naturaleza acumulativa del cálculo del inventario perpetuo, los errores se acumulan a lo largo del tiempo.
Así, incluso si las operaciones comerciales se registran siguiendo un proceso que asegure un porcentaje muy bajo de entradas inexactas, cada rotación de inventario afectará la precisión de los indicadores que se mantienen a través del inventario perpetuo, principalmente las existencias disponibles. Este problema generalmente se denomina inventario fantasma, en el que los niveles de existencias digitales difieren de los niveles de existencias reales.
El problema del inventario fantasma generalmente se aborda mediante el recuento periódico de los niveles de existencias. En la práctica, los almacenes y otros ambientes estrictamente controlados necesitan recuentos de modo menos frecuente. Al contrario, los ambientes en los que existe poco control de los procesos de inventario, como las tiendas, requieren recuentos más frecuentes.