¿Qué es una factura digital?

Desde hace algunos años, es obligatoria la obtención de la factura digital por cualquier empresa. Para no caer en irregularidades, es importante que como patrón, tengas el conocimiento correcto y adecuado sobre las facturas digitales, específicamente su funcionalidad y los pasos que debes seguir para su emisión.

Existe una gran diversidad de herramientas digitales que te pueden ayudar a facilitar el proceso de facturación, desde sistemas contables hasta software para transportistas, todos adaptados a las necesidades de tu empresa, para eso, tendrás que investigar en el mercado para encontrar el que mejor se adapte a tu negocio.

Este tipo de factura cumple la misma función que una factura impresa en papel, solo que esta se encuentra en un formato digital que permite su distribución a través de medios electrónicos.

¿Por qué es importante la factura digital?

La factura digital es un documento en donde se especifican los gastos, servicios y cada uno de los pagos realizados por una empresa. Fueron creadas en sustitución de las facturas convencionales y en papel. Con la intención de tener un registro digital y más actualizado, pero seguir brindando la misma legalidad y autenticidad a las empresas.

El uso de este tipo de factura ha ido en aumento, no solo por la facilidad de transmisión y la reducción de consumo de papel, sino también porque desde comienzo del 2015 para trabajar como proveedor de la administración pública debe ser usada este tipo de factura de forma obligatoria.

Cuáles son los beneficios de la factura digital

Reducción de costos: Una de las maneras en que las empresas se han visto beneficiadas por la factura digital, es la reducción de los costos relacionados con el proceso de facturación.

Optimización de procesos: A diferencia de la ya inexistente facturación física, la factura digital es flexible y conlleva procesos administrativos ágiles y sencillos.

Fácil emisión y almacenamiento: Precisamente, es gracias a su estructura digital que las mismas pueden almacenarse sin ocupar un espacio físico, y a su vez, facilita el traspaso de las facturas digitales a cualquier ente que lo requiera: sencillamente, puede hacerse mediante medios electrónicos o digitales.

Tipos de factura digital

Comprobante de ingreso

Esta es la factura electrónica más común. Es la que normalmente se pide cuando se adquiere un producto, se brinda un servicio, por el arrendamiento de un inmueble, por honorarios o donativos recibidos. 

El contribuyente que lo otorga está comprobando que hay un ingreso de dinero. Por ello muchos minoristas a los que les solicitan facturas las emiten como venta al público en general. 

Comprobante de egreso

Este tipo de comprobantes se utilizan cuando se debe disminuir la cantidad emitida en un comprobante de ingresos, en caso de que haya algún descuento, devolución o bonificación. 

Por ejemplo, se hizo una venta de computadoras y para ello se hizo una factura electrónica que comprueba la transacción, pero pasado un tiempo hubo una devolución de una parte del equipo. Para hacer este ajuste se genera un comprobante de egreso.

A este tipo de CFDI también se les conoce como notas de crédito, y también aplican si hay un anticipo.

Comprobante de nómina

Este comprobante se genera cuando hay pago de sueldos, salarios y asimilados a empleados o colaboradores. 

Aunque se trata de un ingreso para los trabajadores, quien debe realizarlo es el empleador o patrón y funciona como una factura de egresos para la empresa. 

Con ella se comprueba que se estén cumpliendo todas las obligaciones con los trabajadores, es decir, que se estén pagando los sueldos íntegros, junto con lo correspondiente al pago del seguro social, ISR, prima vacacional, aguinaldo y otros bonos o descuentos.

Comprobante de traslado

Con estos tipos de CFDI se acredita la posesión legal de mercancía cuando esta se transporta de un lugar a otro, ya sea en el país o al extranjero. No se trata de un comprobante de ingresos o egresos para la compañía, solo se usa para demostrar que hay un traslado legal de mercancías. 

En el caso de que el traslado lo haga la misma empresa, se emite un CFDI con valor cero, en el cual se especifican las mercancías o bienes que se están transportando. 

Si lo hace otra empresa, dedicada específicamente al traslado de mercancías, se hace una factura por la prestación del servicio, además de una carta de porte con datos específicos que solicita la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 

Comprobante de retenciones e información de pagos

Para la retención de impuestos en cuestiones como arrendamientos, regalías por derechos de autor o por servicios profesionales, se emiten este tipo de comprobantes. 

También aplica para las retenciones que se hacen a residentes en el extranjero y que tienen efectos fiscales.

Comprobante de recepción de pagos

Este tipo de comprobantes se generan cuando hay un acuerdo entre dos contribuyentes para que al cubrir el monto de la prestación, producto o servicio, se haga después o en parcialidades. 

Una vez que se realiza el pago correspondiente o se completan las parcialidades, se genera un complemento de pago, ambas facturas deben estar asociadas para que queden como una sola transacción. 

Quienes están obligados a facturar electrónicamente

Conforme al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir Factura Electrónica.