¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad, se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

En la actualidad es requerido por millones de empresas para comprobar sus ingresos frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT), así mismo, existen herramientas especializadas para diferentes tipos de empresas, como los Software para transportistas que emiten los CFDI con complemento Carta Porte.

La facturación electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos.

¿Por qué es importante la facturación electrónica?

La facturación es el reflejo de la salud financiera de los negocios, esta otorga un nivel de formalidad y profesionalismo a las empresas que la realizan, así mismo, emitir facturas en diversos regímenes fiscales, especialmente con las personas físicas, puede traer deducciones personales en la base de impuesto.

En el caso de la facturación electrónica en específico, supone un inmenso ahorro de papel, dinero y espacio, ya que ahora todo puede archivarse de forma electrónica sin necesidad de imprimir, enviar y resguardar en folders, cajas o bodegas enteras.

Es necesario facturar para que las autoridades fiscales puedan transparentar los gastos y mantener control respecto a la información, que surge a raíz de una transacción comercial de productos y servicios de los contribuyentes, mediante un comprobante legal.

¿Como debe ser un programa de facturación electronica?

Un sistema de facturación electrónica debe ser un sistema alta seguridad, con disponibilidad, robusto y superoperable, que se encargue de administrar transacciones en las que la unidad fundamental de operación es la factura electrónica.

Este sistema debe ser interactivo con sistemas externos que lo alimenten continuamente  y realicen los servicios para el proceso de facturación.

Cada uno de los sistemas externo representa contribuyentes los cuales tiene la necesidad de emitir y recibir comprobantes digitales asociados al giro, actividad o servicio que preste dicho contribuyente.

Ventajas de un sistema de facturación

Implementar un software de facturación electrónica en una empresa ofrece una gran variedad de ventajas, entre las más importantes están.

Reducción del tiempo hasta en un 80%

Con un sistema de facturación, el tiempo puede reducirse hasta en un 80%, ya que la información necesaria ya está registrada y solo es cuestión de validarla para comenzar el proceso de emisión.

Control eficiente de todos los procesos

Una aplicación para el control y la organización de facturas permite que las facturas tengan una clasificación, por fecha, por nombre y por cantidades.

Procedimientos administrativos más amigables y sencillos:

Un software especializado ayuda a concentrar la información clave para la emisión de facturas y pre cargarlas, a fin de que cuando se realice este proceso pueda ser muy rápido y entendible para los usuarios.

Minimiza errores

Al configurar el software que se utiliza para la emisión de facturas, los datos básicos del contribuyente y de los clientes pueden ser pre cargados, de tal manera que no tienen que escribirse cada vez que se emita una factura. Esto disminuye significativamente los errores al cargar información valiosa.

Mejora el servicio al cliente

Mejora los tiempos de servicio al momento de emitir facturas, de tal manera que si el cliente ya está registrado, puedes emitir una factura en segundos, de esta forma los clientes que requieran su CFDI de manera inmediata son atendidos mucho más rápidamente.

Tipos de CFDI

Con la reciente actualización del CFDI versión 3.3 SAT se ampliaron los tipos de CFDI SAT, mismos que se encuentran descritos en el Anexo 20 de la Guía de llenado de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet en el Apéndice 2.

Comprobante de Ingreso

Se emiten por los ingresos que obtienen los contribuyentes, ejemplo: prestación de servicios, arrendamiento, honorarios, donativos recibidos, enajenación de bienes y mercancías, incluyendo la enajenación que se realiza en operaciones de comercio exterior, etc.

Comprobante de egreso

Amparan devoluciones, descuentos y bonificaciones para efectos de deducibilidad y también puede utilizarse para corregir o restar un comprobante de ingresos en cuanto a los montos que documenta, como la aplicación de anticipos. Este comprobante es conocido como nota de crédito.

Comprobante de traslado

Sirve para acreditar la tenencia o posesión legal de las mercancías objeto del transporte durante su trayecto.

Comprobante de recepción de pagos

Es un CFDI que incorpora un complemento para recepción de pagos, el cual debe emitirse en los casos de operaciones con pago en parcialidades o cuando al momento de expedir el CFDI no reciban el pago de la contraprestación y facilita la conciliación de las facturas contra pagos.

Comprobante de nómina

Es un CFDI al que se incorpora el complemento recibo de pago de nómina, el cual debe emitirse por los pagos realizados por concepto de remuneraciones de sueldos, salarios y asimilados a estos, es una especia de factura de egresos.

Comprobante de retenciones e información de pagos

Se expiden en las operaciones en las cuales se informa de la realización de retenciones de impuestos, incluyendo el caso de pagos realizados a residentes en el extranjero para efectos fiscales y las retenciones que se le realicen; este tipo de comprobante no forma parte del Catálogo tipo de comprobante porque este se genera con el estándar contenido en el rubro ll. del Anexo 20.

Conclusiones sobre las facturas electrónicas.

El proceso de facturación es necesario, tanto para las autoridades fiscales, como para los contribuyentes. Ambas partes obtienen beneficios, responsabilidades y derechos cuando se involucran en este procedimiento administrativo. 

Por ello es esencial que los contribuyentes conozcan cómo realizar la emisión de facturas, la información específica, las herramientas para realizarlo y la manera más sencilla para simplificar el proceso.