9 Claves para la seguridad de tus inventarios
La seguridad o control de inventarios consiste en conocer el estado de la mercancía de una compañía, incluyendo materias primas, productos semielaborados y productos terminados.
Hay empresas que les basta con realizar un control periódico de sus referencias. En cambio, otras necesitan una gestión del stock mucho más extensa, pues disponen de procesos de producción, mayor rotación de productos y devoluciones de los clientes (lo que se conoce como logística inversa). Sea cual sea el caso, el control de inventario es una actividad clave para lograr una mayor rentabilidad.
El depósito o almacén de cada empresa tiene características particulares. Sin embargo, existen muchas claves comunes para garantizar el servicio, la eficiencia y la seguridad de tus existencias. Una correcta gestión de inventarios brinda seguridad, costos óptimos y un servicio constante.
¿Como mantener una seguridad de existencias en tus inventarios?
1 - Implementa un buen sistema de control de inventarios
Asegúrate de que se lleve un registro detallado de todas las entradas y salidas del almacén. De ser posible, lo ideal es realizar el control de inventarios a través de un Software Administrativo, este te ayudará a asegurarte de manera más rápida que la información capturada coincide con tus inventarios reales físicos, ahorrándote tiempo y personal, pues utilizando la tecnología de códigos de barra podrás acelerar el proceso hasta una fracción del tiempo que te tomaría hacerlo manualmente.
2 - Número, tamaño y ubicación de los lugares de almacenamiento
Contar con espacios específicos para cada producto ahorra tiempo y eficiencia en el trabajo al facilitar la clasificación de tareas, creando un entorno organizado y facilitando la búsqueda de mercancía.
Es muy importante que clasifiques tus mercancías en al menos 3 categorías lo cual te brindará una mejor visión acerca del tipo de producto con el que cuentas y la manera en que debes de administrar a cada uno de ellos.
3 - Define máximos y mínimos
¡Genera una logística de compras eficiente, estableciendo cantidades máximas y mínimas! La clave está en encontrar el equilibrio entre evitar faltantes, que generan insatisfacción en los clientes o retrasos en la producción, y garantizar costos mínimos de pedidos y mantenimiento de inventario.
4 - Utiliza inventarios de seguridad
El inventario de seguridad responde a la demanda que excede las cantidades proyectadas durante un período de tiempo, mientras aumenta la incertidumbre de la oferta y la demanda, aumenta el nivel de seguridad de inventarios requerido y mitiga la volatilidad del mercado.
5 - Verifica tus procesos y capacitaciones
¿Cuáles son las tareas que se requieren de tus encargados de almacén? Asegúrate de que entiendan qué es lo que se espera de ellos y verifica que manejen el inventario con el debido cuidado. De ese modo, evitas pérdidas por descuido o maltrato y mejoras la seguridad de tu inventario.
6 - Implementa una política de inventarios
Para llevar un control más estricto y óptimo de tus inventarios es fundamental que cuentes con una política definida que te guíe.
El objetivo de esta práctica es que tengas orientación acerca de cómo debe estar constituido tus inventarios, por ejemplo:
- Nivel de producto terminado que debe existir siempre.
- Nivel en efectivo que debes tener como inventario.
- Clasificación correcta de cada tipo de mercancía y su rotación.
- Tiempos para realizar pedidos.
- Auditorías y revisiones periódicas.
Esto logrará la alineación del equipo responsable y mejorará la comunicación entre áreas de manera que se tengan en claro los lineamientos a seguir para generar mejora continua en el manejo de los inventarios.
7 - Analiza riesgos en la seguridad de tu inventario
Asegúrate de tener la mayor visibilidad posible en todos los procesos involucrados con tu inventario. ¿Por cuántas manos debe pasar tu materia prima o productos antes de la venta? Considera hacer más eficientes estos cambios para mantener la seguridad de tu inventario.
¿Es posible que el inventario se dañe en caso de una emergencia o desastre natural? Intenta mantener tus productos o materias primas lo más lejos posible de situaciones peligrosas, como tuberías o superficies que podrían humedecerse con facilidad.
8 - Haz alianzas con tus proveedores estratégicos
Los proveedores son tus socios de negocios y los que pueden facilitarte la gestión de inventarios, por eso es imprescindible establecer alianzas con ellos. Para lograr esta sinergia es importante que analices tu cadena de proveedores y conozcas cuáles son los que más impacto tienen para tus inventarios y para las operaciones de tu empresa. Haz equipo con tus proveedores estratégicos y planifica bien las acciones a realizar en la normalidad y en situaciones extraordinarias en caso de que se presenten, de manera que no afecten las actividades de tu negocio ni el de tu proveedor.
9 - Conoce las verdaderas causas de las “pérdidas”
Es importante estar consciente de las anomalías que se presentan con cada recuento o auditoría. Analiza si lo que ocurre son daños al inventario que evitan que se venda, o pérdidas en las que “desaparece” producto del almacén y toma medidas para aumentar la seguridad de tu inventario.
Considera que es importante que solo personal autorizado tenga acceso al almacén. Además, recuerda supervisar al personal de manera regular para detectar cualquier anomalía y respaldar evidencias en caso de que exista algún malentendido.