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Etapas del proceso administrativo: ¿Qué son y para qué sirven?

Etapas del proceso administrativo: ¿Qué son y para qué sirven?

El proceso administrativo es un conjunto de 4 etapas que se realizan de forma secuencial. Su propósito principal es ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de la manera más eficiente.

La finalidad de implementar un procedimiento administrativo es lograr la gestión más eficaz de los recursos de la empresa, consiguiendo con ello los mejores resultados para la propia empresa y para todas las personas que, tanto dentro de ella como en su entorno, están interesadas en su buena marcha y colaboran con ella.

El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y características en su obra: “Administración industrial y general” (1916).

Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando, orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad, responsabilidad y unidad de mando.

¿Qué ventajas tiene la optimización del proceso administrativo?

El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

Características del proceso administrativo:

  • Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.
  • Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
  • Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.
  • Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).
  • El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto.
  • Son etapas cíclicas y repetitivas.
  • Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
  • Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
  • Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Estas son las etapas del proceso administrativo:

Planificación

La planificación es la primera etapa de todo proceso administrativo. Es en este punto donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de acción.

Se debe desarrollar un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales actividades que se realizarán en el futuro y los pasos específicos a seguir para lograrlo. Un buen proceso administrativo debe contener los siguientes pasos:

  • Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
  • Determinar la situación actual de la empresa
  • Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa
  • Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
  • Implementar un plan y evaluar el resultado

Organización

La organización es el grupo de reglas, cargos y comportamientos que deben de seguir todas las personas dentro de la empresa. El propósito es coordinar todos los recursos ya sean humanos, materiales o financieros.

La fase de organización requiere que se implemente una estructura de funciones y determinación de actividades para cada departamento de la empresa. Requiere también de delegación de autoridad y coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa. Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:

  • Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales.
  • Subdividir cada tarea en unidades operativas.
  • Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.
  • Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector.
  • Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la jerarquización interna de la empresa.
  • Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la efectividad de dicha integración.

Dirección

La fase de dirección comprende la ejecución de los planes ya asignados a un equipo. Y esta depende de la influencia del jefe y de su motivación, comunicación y supervisión a su equipo para que este logre los objetivos. En conclusión, es poner en acción a los recursos humanos.

Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunas de las actividades a realizar en esta fase son:

  • Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
  • Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo
  • Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área
  • Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de la empresa

Control

La última de las etapas del proceso administrativo es la de control, esta tiene el papel de garantizar que la empresa esté encaminada hacia el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.

El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se efectúan modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos más importantes son:

  • Evaluar y analizar los resultados obtenidos
  • Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
  • Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.

Conclusiones

Recuerda que el proceso administrativo es continuo, no se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente, normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos menores. Durante el proceso administrativo necesitarás herramientas que te ayuden a organizar y ejecutar cada etapa, para eso existe software administrativo que te ayudará a optimizar tu tiempo y recursos durante la ejecución del proceso administrativo.