¿Qué es un software administrativo?

Nos encontramos con incontables obstáculos en el mundo empresarial, sin embargo, existe también una amplia variedad de soluciones para cada uno de ellos. Algunos de los principales obstáculos que se presentan en todo negocio son permanecer y crecer, pueden parecer poca cosa, pero estadísticamente solo 2 de cada 10 negocios en México sobreviven los primeros 5 años.

Una de las principales razones por la que estos negocios fracasan, es por llevar una mala administración de sus procesos y recursos, por suerte, existe una herramienta para ayudarte con ese problema.

Un Software administrativo es una herramienta informática que tiene el objetivo de simplificar y sistematizar las tareas del departamento contable de una empresa, desde la facturación hasta el inventario de productos.

¿Para qué sirve un software administrativo?

Un software administrativo te ayuda a gestionar los procesos de tu empresa, este sistema sirve para optimizar el flujo de trabajo, reducir costos y tener al día las cifras.

Para ser más específicos, un software administrativo te ayuda a agilizar y automatizar las tareas relacionadas con:

• Facturación
• Compras y gastos
• Control de inventario
• Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Reportes de ventas y productividad
• Conciliación bancaria
• Control de caja
• Control de bancos
• Control de usuarios

Características de los software administrativos

Seguridad

La seguridad es uno de los temas más importantes para los usuarios al momento de elegir o contratar un software administrativo, pues tendrán que compartir toda su información financiera, es decir, todos los datos bancarios y de facturación.

Un buen software administrativo debe contar con control de acceso, esto te permite asignar al personal un usuario y contraseña, lo cual dista enormemente de tener un simple archivo o una carpeta específica en la computadora. Otro aspecto importante a tomar en cuenta es el almacenamiento seguro de esta información en la nube, para que siempre esté disponible en caso de algún incidente.

Control de ingresos y egresos en un mismo lugar

Permite realizar un monitoreo rápido de todas las cuentas por pagar y por cobrar, es una pieza fundamental de cualquier negocio, pues a través de este monitoreo podemos conocer la rentabilidad de nuestras actividades.

También es posible enlazar el software de administración con las cuentas bancarias de la empresa para poder sincronizarlas, de esta manera podrás monitorear los ingresos y egresos que generas a través del sistema bancario. Esta función te permite comparar la información que ingresas de manera manual con aquella generada por tu banco e incluso realizar tu conciliación bancaria al cierre de cada mes.

Gestión de inventarios

Esta herramienta te permite mantener un seguimiento en tiempo real de todos los bienes con los que cuenta tu negocio. Esto ayudará a identificar la mercancía que hay en existencia y la que está a punto de agotarse.

Esta gestión es indispensable para cumplir con la demanda del consumidor y conocer el momento indicado para resurtir, pues en caso contrario, existe el riesgo de las pérdidas de ventas potenciales, incluso de malgastar dinero por sobre compra de producto. 

Facturación

En toda empresa es imprescindible emitir facturas, existen cientos de programas para facturar, sin embargo el cambiar de un programa a otro toma tiempo y eso se refleja en la experiencia del cliente.

Todo software administrativo debe de contar con un convenio con los PAC (Proveedores Autorizados de Certificación), para facilitar la emisión, recopilación y conciliación del CFDI (Certificado Fiscal Digital por Internet). Si este sistema cumple con el criterio antes dicho, las facturas se pueden generar en minutos y sin errores, pues ya cuenta con conexión directa al organismo fiscal.

¿Por qué mi negocio necesita un software administrativo?

El uso de un software administrativo es necesario tanto en PyMes como en grandes empresas, esta herramienta digital puede ser considerada como el mejor socio para aportar soluciones administrativas, contables, tributarias y de gestión

Este tipo de sistemas ofrecen una gran variedad de ventajas, entre las mas importantes estan la reducción real de costos, ahorran tiempo y dinero, aportan una mayor seguridad, funcionan 100% en la nube, incluyen soporte técnico 24/7 y te ofrecen una vision detallada de tu empresa.

Tipos de software administrativo:

Cada empresa es diferente, pues varian en tamaño, tareas, procesos, objetivos y necesidades. Por eso, cada una de ellas puede necesitar un sistema diferente que se adapte a sus necesidades, incluso algunas podrian necesitar mas de uno. Para que puedas elegir desde un punto de vista informado, te mencionamos los tipos de software administrativo mas utilizados:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Este programa, en el que se agrupa la gestión de los aspectos productivos y operativos de la empresa, en pocas palabras, ayuda a facilitar las tareas cuya realización manual llevaría mucho tiempo.

CRM (Customer Relationship Management)

Este software de gestión de clientes permite establecer un plan de negocio orientado a anticipar y a responder las necesidades de los compradores.

DMS (Document Management System)

Este sistema de gestión documental brinda herramientas para organizar toda la información o los documentos de una empresa.

Precio de un software administrativo

Un software administrativo es una inversion para tu empresa, tomando en cuenta eso cabe mencionar que existen softwares para todo tipo de empresas, equivalentes a las necesidades de estas.

Existen softwares gratuitos que te darán herramientas básicas que es posible que no cubran las necesidades de tu empresa, tambien existen softwares económicos con necesidades basicas y algunos modulos extra, de la misma forma puedes encontrar algunos con un costo mucho mas elevado que te ofrecen todas las herramientas que necesites y otras que jamas utilizarás.

Dentro de la gran variedad de costos que existen entre estos sistemas, también hay algunos como Kordata que se adaptarán perfectamente a las necesidades de tu empresa, creando paquetes únicamente con las herramientas que necesites, adaptando al mismo tiempo el costo a tu necesidad.

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