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¿Qué es un Software para órdenes de compra?

¿Qué es un Software para órdenes de compra?

La adquisición y la compra son procesos cruciales para todas las empresas. Además de adquirir productos y servicios que son críticos para los departamentos centrales y de soporte, estos procesos involucran varias actividades que muchas veces (en caso de no contar con un software para órdenes de compra) pueden verse afectadas por errores humanos provocando perdidas de dinero.

Afortunadamente existen herramientas para ayudarte en la administración y optimización de tu empresa, un software para negocios no solo se encarga de automatizar tanto interna como externamente  las etapas que se encuentran dentro del proceso de compra, también se encarga de hacer la gestión de tus recursos y procesos mucho más sencilla y rápida.

Para qué sirve un software de órdenes de compra

Un software para órdenes de compra ayuda a organizar, ejecutar y supervisar los flujos de trabajo, esto para lograr procesos de compra optimizados y automatizados.

Además, al usar una plataforma que sistematice el registro de los datos y haga seguimiento automático, disminuye el número de errores que acarrean pérdidas económicas.

Beneficios de los software para órdenes de compra

Transparencia y control

Un software para órdenes de compra cuenta con opciones para centralizar y almacenar solicitudes, órdenes de compras,  documentos de acuse de recibo y facturas electrónicas en un mismo lugar. Este proceso ayuda a eliminar pedidos duplicados proporcionando un inventario más preciso y actualizado en tiempo real.

Prevención de fraudes

Gracias a estas plataformas, puedes crear, de manera automática, flujos de aprobación en la que personas que no forman parte del departamento de compras, puedan auditar y autorizar las solicitudes de compra que se están haciendo, para que las órdenes de compras que se le envían a los proveedores ya estén revisadas y sean totalmente transparentes. De esta manera, existe un control tanto interno como externo de las transacciones.

Mayor visibilidad de gastos

Los software para órdenes de compra cuentan con una sección de estadísticas y reportes en donde puedes observar todo lo que se ha gastado en un tiempo determinado, a través de qué presupuesto fue asignado, quién aprobó las órdenes de compra, a qué proveedores se les solicitó la cotización, etc. Así puedes tener un mayor control de cuánto ha gastado la empresa mensual, trimestral o semestralmente en compras de insumos y contratación de servicios. 

Reducción de gastos

Invirtiendo en estas herramientas, puedes aprovechar mejor el presupuesto de tu empresa, ya que tienes mayor control del inventario y que es necesario comprar.

También se ahorra el dinero destinado a la compra e impresión de papeles y todos los costos asociados a realizar estos procedimientos de forma manual  También por las ventajas que brindan para prevenir fraudes, eliminan la necesidad de gastar dinero en procesos costosos que conllevarían la investigación de casos sospechosos y disputas comerciales.

Integración interna

Gracias a los avances tecnológicos, la mayoría de los software de gestión de compras que puedes conseguir en la actualidad dentro del mercado, son plataformas a las que puedes acceder de forma online, integrar a varias personas del equipo de trabajo en la plataforma, asignar funciones dentro de ella y tener a todas las personas involucradas conectadas en un mismo lugar y con la facilidad de acceder con un simple clic. 

Además, permiten mejorar la colaboración y comunicación entre los departamentos incentivando valores en la organización.

Productividad y minimización de tiempos

Reduce la cantidad de tiempo requerido para completar las actividades dentro del proceso de compra como pedidos, facturación, aprobaciones y pagos.

Al automatizar las tareas manuales, el software libera carga laboral al personal de trabajo y permite que se desempeñen mejor en actividades de alto impacto.

Software que te ofrecemos

Kordata es un software para negocios 100% en la nube, que te ofrece todas las herramientas necesarias para controlar y administrar las órdenes de compra de tu empresa, además cuenta con módulos de ventas, inventarios, bancos, transferencia de mercancía, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y mucho más.